Luồng công việc
Chuỗi các bước có thứ tự để hoàn thành một công việc, dù làm bằng tay hay bằng máy.
Định nghĩa
<p>Workflow là mô tả tuần tự các bước, người phụ trách, điều kiện chuyển bước và kết quả của một quy trình công việc. Workflow tồn tại trước cả khi có phần mềm. Automation chỉ là workflow được máy thực hiện.</p>
Tại sao nó quan trọng
<p>Không thể tự động hóa cái chưa được mô tả. Phần lớn dự án tự động hóa thất bại không phải vì công cụ yếu mà vì quy trình gốc chưa bao giờ được viết ra, mỗi người làm một kiểu. Viết workflow ra giấy cũng thường phát hiện ra những bước thừa có thể bỏ hẳn, tiết kiệm hơn cả việc tự động hóa chúng.</p>
Nó hoạt động như thế nào
<p>Một workflow rõ ràng trả lời được năm câu: bắt đầu khi nào, gồm bước nào, ai chịu trách nhiệm từng bước, điều kiện để chuyển sang bước sau, và kết thúc khi nào. Sau khi có mô tả, đánh dấu bước nào bắt buộc cần con người phán đoán, bước nào chỉ là thao tác lặp. Nhóm thứ hai là ứng viên cho tự động hóa.</p>
Ví dụ thực tế
- Workflow xử lý lead: nhận lead, kiểm tra thông tin, phân cho sale theo khu vực, sale gọi trong 2 giờ, ghi kết quả, nếu không liên lạc được thì lên lịch gọi lại sau 1 ngày.
- Workflow xuất bản nội dung: lên ý tưởng, duyệt, viết, biên tập, làm ảnh, đăng, chia sẻ, đo kết quả sau 30 ngày.
- Workflow chăm sóc sau bán: giao hàng, xác nhận nhận hàng, xin đánh giá sau 7 ngày, mời mua lại sau 60 ngày.
Khái niệm liên quan
Ứng dụng thực tế
<p>Chọn một quy trình đang gây rối nhất, ngồi vẽ nó ra giấy trong 30 phút, hỏi từng bước một câu: bỏ bước này đi thì có sao không. Thường sẽ bỏ được vài bước. Sau đó mới nghĩ tới việc tự động hóa phần còn lại.</p>
Hướng dẫn & công cụ liên quan
Công cụ n8n · Make · Zapier